การเขียนบันทึก

1.ความหมายของการเขียนบันทึก

            ในที่นี้ต้องเข้าใจถึงความหมายของ บันทึก และ การเขียนบันทึก เพื่อให้เกิดความเข้าใจ ดังนี้

    1.1 บันทึก คือข้อความหรือข้อมูลที่เป็นประสบการณ์ความรู้หรือสาระสำคัญของเรื่องราวที่ต้องการเก็บรักษาไว้เพื่อประโยชน์อย่างใดอย่างหนึ่งเช่น เพื่อเตือนความจำ เพื่อเป็นหลักฐานในการทำงานต่างๆ หรือเพื่อประโยชน์ในด้านอื่นๆเช่น เพื่อการถ่ายทอดต่อ หรือเพื่อนำไปแสวงหาผลตอบแทน เป็นต้น

            เดิมบันทึกมักจะมีลักษณะข้อมูลที่เขียนเป็นลายลักษณ์อักษรไว้ในวัสดุต่างๆเช่น กระดาษ ไม้ไผ่ หลักหิน แผ่นดินเหนียว ผืนผ้า เป็นต้นแต่ในปัจจุบันสามารถเก็บรักษาข้อมูลได้หลายรูปแบบ เช่นเป็น เสียง รูปภาพ สัญลักษณ์เป็นต้น นอกจากนั้นยังใช้วัสดุได้หลากหลายประเภทเพื่อเก็บข้อมูล เช่นการบันทึกเสียงผ่านแผ่น CDการบันทึกภาพทั้งในรูปถ่ายภาพและสัญญาณต่างๆเป็นต้น แต่ในที่นี้จะเน้นเรื่องการบันทึกข้อมูลที่เป็นภาษาเขียน เป็นหลัก

    1.2 การเขียนบันทึกเป็นการเก็บรักษาข้อมูลหรือบันทึกผ่านการเขียนซึ่งผู้เขียนอาจใช้การบรรยายหรือพรรณนา โดยใช้เฉพาะภาษาเขียนหรือใช้สื่ออย่างอื่นประกอบในบางครั้งเพื่อความสะดวกรวดเร็วอาจใช้คำย่อหรือสัญลักษณ์อื่นๆ ประกอบการเขียนได้แต่ควรมีข้อมูลสำคัญครบถ้วน เช่น แหล่งที่มา หรือวันเวลาที่เกิดเหตุการณ์และวันเวลาที่บันทึกเหตุการณ์

 

2.วัตถุประสงค์ของการเขียนบันทึก

    2.1 เพื่อเก็บรักษาข้อมูลให้มีความคงทนชัดเจนและสะดวกในการนำกลับมาได้สามารถอ้างอิงหรือนำไปใช้ประโยชน์ได้ในเหตุการณ์อื่นๆ  ในลักษณะ

ทางการและไม่เป็นทางการโดยทำให้เกิดความเข้าใจตรงกันให้ได้รับทราบและใช้ปฏิบัติงานได้

    2.2เพื่อบันทึกข้อมูลที่บุคคลใดบุคคลหนึ่งต้องการเก็บรักษาด้วยเหตุผลส่วนตัวหรือเหตุผลเรื่องหน้าที่การงาน เช่น เพื่อความภาคภูมิใจ เพื่อกันลืมเพื่อความถูกต้อง และประสิทธิภาพในการใช้ข้อมูล ตัวอย่างเช่น

            (1)ติดต่อบุคคลหลายคนในเวลาเดียวกัน

            (2) สามารถถ่ายทอดข้อมูลต่อเนื่องได้โดยสาระสำคัญไม่สูญหายหรือถูกเปลี่ยนแปลง

    2.3ใช้เป็นข้อมูลเพื่อการติดต่อชี้แจงหรือกำหนดแนวทางในการปฏิบัติงานหรือการติดต่อระหว่างบุคคลโดยบุคคลที่เกี่ยวข้องไม่ต้องติดต่อกันโดยตรงแต่ใช้บันทึกเป็นเครื่องมือแทน

    2.4 เพื่อเป็นหลักฐานชี้แจงที่มาและความสำคัญของเรื่องที่จำเป็น เช่น บันทึกแจ้งความประจำสถานีตำรวจ เป็นต้น

 

3.ประเภทของบันทึก

    3.1 บันทึกส่วนตัว คือการจดบันทึกเหตุการณ์หรือเรื่องราวที่เกิดขึ้นในชีวิตประจำวัน ถ้าผู้เขียนบันทึกทุกวันก็เรียกบันทึกประจำวัน บันทึกส่วนตัวแบ่งเป็นประเภทย่อยๆ ได้ดังนี้

         3.1.1 บันทึกเหตุการณ์ประจำวัน ปกติจะบันทึกข้อมูลส่วนตัวตามระยะเวลาที่เกิดเหตุการณ์

          3.1.2 บันทึกเหตุการณ์สำคัญเป็นการสรุปข้อมูลความรู้จากการอ่าน การดู และการฟัง ควรมีรายละเอียดดังนี้

           หัวข้อเรื่อง ผู้แต่ง ชื่อหนังสือ และรายละเอียดของหนังสือ(ข้อมูลแบบบรรณานุกรม) และข้อความที่จะบันทึก (เป็นใจความสำคัญที่น่าสนใจ)

           

          3.1.3 บันทึกช่วยความจำเป็นบันทึกที่ช่วยความจำในกิจธุระประจำวัน เช่น การบันทึกชื่อบุคคล ที่อยู่เบอร์โทรศัพท์ หรือบันทึกเกี่ยวกับการนัดหมาย การประกอบกิจธุระต่างๆ  หากมีการบันทึกหลายวัน ให้ระบุวันที่บันทึก เช่นวันอาทิตย์ที่ 11 มีนาคม 2550

          3.1.4 บันทึกประสบการณ์ มีลักษณะคล้ายบันทึกช่วยจำแต่บันทึกอย่างละเอียดกว่าบันทึกช่วยความจำ และสอดแทรกความคิดเห็นความรู้สึกไว้ด้วย

    3.2 บันทึกข้อความ  เป็นการบันทึกข้อมูลที่มีแบบแผนค่อนข้างชัดเจน  ส่วนใหญ่ใช้เพื่อการปฏิบัติงาน เช่นการติดต่อสื่อสาร การถ่ายทอดข้อมูล ใช้ได้ทั้งกรณีแบบเป็นทางการและแบบกึ่งทางการ  แบ่งเป็น

          3.2.1 บันทึกการติดต่อสื่อสาร ใช้เพื่อการติดต่อสื่อสารระหว่างบุคคลต่างๆ กรณีเป็นทางการต้องมีรูปแบบชัดเจน มีสาระสำคัญครบถ้วน ที่สำคัญควรมีรายละเอียดเช่น  วันที่ เดือน พ.ศ. ถึง จาก ข้อความผู้รับ เวลาที่รับ

          3.2.2 บันทึกความรู้เป็นบันทึกที่มุ่งประโยชน์ทางวิชาการอาจมีไว้เพื่อเตรียมสอบเพื่อเตรียมเขียนรายงาน หรือเพื่อประดับความรู้ เป็นต้น  การเขียนบันทึกความรู้แบ่งออกเป็น 2 ลักษณะ คือ  การเขียนบันทึกจากการอ่านและการเขียนบันทึกจากการฟัง

           การเขียนบันทึกจากการอ่าน

            ควรจัดทำอย่างเป็นระเบียบเพื่อสะดวกในการค้นคว้า จึงควรใช้กระดาษขนาดเดียวกันอาจใช้กระดาษสมุดธรรมดาตัดครึ่ง หรือซื้อจากที่เขาตัดไว้แล้ว ซึ่งมีหลายขนาด

           การเขียนบันทึกจากการอ่านทำได้ 3รูปแบบ คือ

            1.คัดลอกให้ใส่ไว้ในเครื่องหมายอัญประกาศ “________”โดยข้อความนั้นต้องเหมือนต้นฉบับเดิมทุกประการโดยคัดลอกมาเฉพาะส่วนที่เห็นว่าจำเป็นเท่านั้น

            2. ย่อ ต้องได้ใจความเหมือนเดิม

            3. สรุป เอามาเฉพาะหัวข้อสำคัญ

 

          3.2.3 บันทึกที่เป็นทางการอาจเป็นบันทึกของหน่วยงานต่างๆ หรือบันทึกของราชการ เช่น หนังสือติดต่อราชการ รายงานการประชุม  บันทึกการตรวจการอยู่เวรยาม เป็นต้น

บันทึกเป็นทางการที่สำคัญและนิยมใช้ทั่วไปคือ บันทึกการประชุม ซึ่งมีหัวข้อสำคัญคือ

   1)การเขียนบันทึกการประชุม  บางครั้งเรียกว่ารายงานการประชุม

การประชุมคือการที่บุคคลตั้งแต่ 2 คนขึ้นไปมาร่วมปรึกษาหารือกัน  เพื่อพิจารณากิจการงานโดยเฉพาะกลุ่มไปจนถึงการประชุมระดับชาติ  เช่น

                 คณะกรรมการนักเรียนประชุมกันเพื่อทำกิจกรรมกีฬาสี

                  คณะอาจารย์ประชุมเพื่อพิจารณากิจกรรมโรงเรียน

                 คณะรัฐมนตรีและสมาชิกสภาผู้แทนราษฎรประชุมเพื่อร่างกฎหมาย เป็นต้น

2)   วิธีการเขียนบันทึกการประชุม

1)จดอย่างละเอียดทุกคำพูด พร้อมด้วยมติของที่ประชุม

2)จดย่อเรื่องที่พิจารณาและย่อฉพาะประเด็นสำคัญที่นำไปสู่มติของที่ประชุมพร้อมมติของที่ประชุม

3)จดสรุปสาระสำคัญของเรื่องที่พิจารณา  พร้อมด้วยมติของที่ประชุม

4.ประโยชน์ของการเขียนบันทึก

4.1เพื่อช่วยเพิ่มการจดจำเก็บรักษาข้อมูลให้มีความคงทนชัดเจนและสะดวกในการนำกลับมาได้สามารถอ้างอิงหรือนำไปใช้ประโยชน์ได้ในเหตุการณ์อื่นๆ ลดโอกาสความคลาดเคลื่อนของข้อมูลจากการถ่ายทอดข้อมูลหลายๆ ครั้ง

4.2 เพื่อใช้ติดต่อสื่อสารทั้งในกรณีเป็นทางการและไม่เป็นทางการ                                                    

4.3  เพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐานหรือเพื่ออ้างอิงในอนาคต  เช่น บันทึกรับแจ้งความประจำสถานีตำรวจ เป็นต้น

4.4 เพื่อฝึกทักษะการเขียนและเพิ่มความสามารถในการสื่อสารได้กว้างขวางยิ่งขึ้น

4.5เพื่อเก็บรักษาความรู้หรือถ่ายทอดความรู้อย่างยั่งยืนและเป็นระบบ  สามารถต่อยอดความรู้ได้ในช่วงเวลายาวนาน  เช่น การเขียนศิลาจารึก เป็นต้น

4.6เพื่อรวบรวมความรู้ให้เป็นหมวดหมู่สำหรับนำไปค้นคว้า  ถ่ายทอดหรือนำไปพัฒนาต่อไป  เช่น สถิติน้ำฝน สถิติการกีฬา สถิติราคาสินค้าเกษตร เป็นต้น

4.7เพื่อความเพลิดเพลิน คลายเครียด หรืออาจเป็นงานอดิเรกของบางคน

4.8เพื่อประโยชน์อื่น ๆ เช่น เขียนบันทึกเพื่อพิมพ์ขายสร้างรายได้ เขียนข่าวเพื่อเป็นอาชีพ

 

5.ข้อควรคำนึงในการเขียนบันทึก

    การเขียนบันทึกทุกชนิดควรคำนึงถึงสิ่งต่อไปนี้คือ

    5.1 ความถูกต้องในเนื้อหาสาระสำคัญ  บันทึกแต่สิ่งที่ถูกต้องไม่บิดเบือนความจริง

    5.2 ความถูกต้องในเนื้อหาประกอบปลีกย่อย เช่น ตัวอย่างประกอบ ตัวเลข ฯลฯ

    5.3 ความถูกต้องในการอ้างแหล่งที่มาของข้อมูล

    5.4 มีความชัดเจนในการเขียนหรือการพิมพ์

    5.5 มีความชัดเจนในเนื้อความ  คือการเลือกใช้คำที่เหมาะสม  ข้อความกระชับรัดกุม เข้าใจง่าย

 SmileWinkInnocentSealedYell

ปล. ขอโทษนะครับใส่รูปไม่เป็นแล้วก็ถ้าผดพลาดตรงใหนต้องขอโทษมา ณ ที่นี้Cry 

มีความชัดเจน เข้าใจง่าย ใช้หลักจดบันทึกจริงๆนะครับ

เนื้อหา ดี ครับ

เนื้อหา ดี ครับ

 ช่วยด้วยครับ
นักเรียนที่สร้างบล็อก กรุณาอย่า
คัดลอกข้อมูลจากเว็บอื่นทั้งหมด
ควรนำมาจากหลายๆ เว็บ แล้ววิเคราะห์ สังเคราะห์ และเขียนขึ้นใหม่
หากคัดลอกทั้งหมด จะถูกดำเนินคดี
ตามกฎหมายจากเจ้าของลิขสิทธิ์
มีโทษทั้งจำคุกและปรับในอัตราสูง

ช่วยกันนะครับ 
ไทยกู๊ดวิวจะได้อยู่นานๆ 
ไม่ถูกปิดเสียก่อน

ขอขอบคุณในความร่วมมือครับ

อ่านรายละเอียด

สมาชิกที่ออนไลน์

ขณะนี้มี สมาชิก 0 คน และ ผู้เยี่ยมชม 24 คน กำลังออนไลน์