การเขียนบันทึก

1.ความหมายของการเขียนบันทึก

            ในที่นี้ต้องเข้าใจถึงความหมายของ บันทึก และ การเขียนบันทึก เพื่อให้เกิดความเข้าใจ ดังนี้

    1.1 บันทึก คือข้อความหรือข้อมูลที่เป็นประสบการณ์ความรู้หรือสาระสำคัญของเรื่องราวที่ต้องการเก็บรักษาไว้เพื่อประโยชน์อย่างใดอย่างหนึ่งเช่น เพื่อเตือนความจำ เพื่อเป็นหลักฐานในการทำงานต่างๆ หรือเพื่อประโยชน์ในด้านอื่นๆเช่น เพื่อการถ่ายทอดต่อ หรือเพื่อนำไปแสวงหาผลตอบแทน เป็นต้น

            เดิมบันทึกมักจะมีลักษณะข้อมูลที่เขียนเป็นลายลักษณ์อักษรไว้ในวัสดุต่างๆเช่น กระดาษ ไม้ไผ่ หลักหิน แผ่นดินเหนียว ผืนผ้า เป็นต้นแต่ในปัจจุบันสามารถเก็บรักษาข้อมูลได้หลายรูปแบบ เช่นเป็น เสียง รูปภาพ สัญลักษณ์เป็นต้น นอกจากนั้นยังใช้วัสดุได้หลากหลายประเภทเพื่อเก็บข้อมูล เช่นการบันทึกเสียงผ่านแผ่น CDการบันทึกภาพทั้งในรูปถ่ายภาพและสัญญาณต่างๆเป็นต้น แต่ในที่นี้จะเน้นเรื่องการบันทึกข้อมูลที่เป็นภาษาเขียน เป็นหลัก

    1.2 การเขียนบันทึกเป็นการเก็บรักษาข้อมูลหรือบันทึกผ่านการเขียนซึ่งผู้เขียนอาจใช้การบรรยายหรือพรรณนา โดยใช้เฉพาะภาษาเขียนหรือใช้สื่ออย่างอื่นประกอบในบางครั้งเพื่อความสะดวกรวดเร็วอาจใช้คำย่อหรือสัญลักษณ์อื่นๆ ประกอบการเขียนได้แต่ควรมีข้อมูลสำคัญครบถ้วน เช่น แหล่งที่มา หรือวันเวลาที่เกิดเหตุการณ์และวันเวลาที่บันทึกเหตุการณ์

 

2.วัตถุประสงค์ของการเขียนบันทึก

    2.1 เพื่อเก็บรักษาข้อมูลให้มีความคงทนชัดเจนและสะดวกในการนำกลับมาได้สามารถอ้างอิงหรือนำไปใช้ประโยชน์ได้ในเหตุการณ์อื่นๆ  ในลักษณะ

ทางการและไม่เป็นทางการโดยทำให้เกิดความเข้าใจตรงกันให้ได้รับทราบและใช้ปฏิบัติงานได้

    2.2เพื่อบันทึกข้อมูลที่บุคคลใดบุคคลหนึ่งต้องการเก็บรักษาด้วยเหตุผลส่วนตัวหรือเหตุผลเรื่องหน้าที่การงาน เช่น เพื่อความภาคภูมิใจ เพื่อกันลืมเพื่อความถูกต้อง และประสิทธิภาพในการใช้ข้อมูล ตัวอย่างเช่น

            (1)ติดต่อบุคคลหลายคนในเวลาเดียวกัน